Diese Schritte betreffen Dich vor der Vorbereitung der Veranstaltung:

Bewerbung zur Teilnahme

Da wir nur eine begrenzte Anzahl an Tischen haben und wir ein ausgewogenes Angebot sicherstellen wollen, kann man sich nicht ohne Weiteres zu einer unserer Veranstaltungen anmelden. Du musst dich zuerst über das jeweilige Bewerbungsformular für eine Veranstaltungen bewerben.

Anmeldung zur Veranstaltung/ Angebot zur Teilnahme

Wirst du für die Teilnahme einer unserer Veranstaltungen ausgewählt, kannst du dich über die von uns dir zugesandten Link zum verbindlichen Anmeldeformular zur BuchPassion anmelden. Das Ausfüllen des Anmeldeformulars ist mit deiner Annahme unseres Angebots gleichzusetzen. Die Angebotsannahme bedeutet, dass du mit der BuchPassion einen Vertrag eingegangen bist, für die unsere Teilnahmebedingungen gelten. Es handelt sich also um eine verbindliche Anmeldung, von der Du nur bis zur Rechnungszusendung kostenfrei zurücktreten kannst. Du erhältst eine systemische und allgemein formulierte Bestätigung deiner Anmeldung nach erfolgreichem Absenden des Anmeldeformulars, d.h. nicht, dass deine Anmeldung von einer echten Person gesichtet wurde.
Sollte es Abweichung zwischen diesem Text und der Teilnahmebedingungen geben, gelten immer letztere.

Teilnahme-Bestätigung & Rechnung

Nach Ankündigung unseres Rechnungslaufs, erhältst du von uns eine nicht-abzugsfähige Rechnung mit einem festen Zahlungsziel. Für gewöhnlich hast du zwei bis vier Wochen Zeit, um diese Rechnung zu begleichen. Liegt die Veranstaltung weniger als zwei Wochen in der Zukunft, ist die Rechnung sofort zu begleichen. Weitere Informationen zu Stornierung/ Absage und Fristen kannst du den Teilnahmebedingungen entnehmen.

Wunschplatz & Wahl des Wunschplatzes

Bei der Anmeldung hast du die Möglichkeit einen spezifischen Tisch, einen Tischnachbarn oder eine Position im Saal auszuwählen. Du kannst nur aus den Tischen und Optionen auswählen, die zum Zeitpunkt deiner Wahlmöglichkeit zur Verfügung stehen.

Lesungen & Lesungen mit Sprechern

Ebenfalls hast du Möglichkeit während des Besucherempfanges in einem separaten Raum zum Ausstellungsraum eine 20-Minütige Lesung durchzuführen. Die Möglichkeit zur Lesung besteht nur, wenn diese explizit im Anmeldeformular (über ein zusätzliches Terminformular) angeboten wurde. Auf Wunsch können wir dir auch einen Sprecher oder eine Sprecherin organisieren. Dir selbst ist es ebenfalls erlaubt, einen Sprecher oder eine Sprecherin mitzubringen. Einen zusätzlichen Ausweis musst du für diese Person nicht bezahlen. Je nach Bekanntheitsgrad des Sprechers oder der Sprecherin wird eine Anmeldung zu deiner Lesung verpflichtend sein, um die Sicherheit und einen regulierten Ablauf der Lesung zu garantieren.

Schatzsuche

Die Schatzsuche soll den Besuchern ein zusätzliches Erlebnis bieten und eher scheuen Charakteren einen Grund geben, dich anzusprechen. Aus diesem Grund sollen die Preise (z.B. ein Buch oder ein gleichwertiges Goodie) nicht an uns geschickt werden. Da die Überhabe des Preises eine weitere Möglichkeit zum Gespräch bietet.
Bei deiner Anmeldung zur Veranstaltung kannst du ebenfalls angeben, ob du dich bei der Schatzsuche beteiligen möchtest. Diese gibt es für die Genres Fantasy, Thriller/ Krimi und Romance, um sicherzustellen, dass die Gewinner einen zu ihrem Lesegeschmack passenden Preis gewinnen.. Du kannst drei Preise anbieten und ein Startpunkt werden, der beim Anlass genannt wird, oder zwei Preise anbieten.
Bei der neu eingeführten Geisterjagd haben Besucher ebenfalls die Chance im Tausch mit zwei Schlüssen (also zwei gefundenen Geistern) ab 16:00 Uhr ebenfalls die Möglichkeit, die Truhe zu "knacken", wodurch diese ebenfalls auf euch zukommen können.

VIP-Tasche

Bei deiner Anmeldung hast du die Möglichkeit anzugeben, dass du dich an der VIP-Tasche, die VIP-Ticket-Käufer (125 Stück) automatisch erhalten und weitere Besucher (25 Stück) zusätzlich erwerben können, zu beteiligen. Beigaben für die Tasche können Taschenbücher (auch alte Editionen oder Mängelexemplare mit leichten Mängeln) oder andere qualitativ hochwertige Werbemittel sein, da Papierprodukte beispielsweise schnell zerstört werden. Diese Spenden müssen wir spätestens am Freitag vor der Veranstaltung bis 20 Uhr erhalten. In der Rechnungsemail wird dir wird die Adresse des Hotels mit entsprechenden Anweisungen zur Verfügung gestellt, damit du Deine Spende im Vorfeld versenden kannst. Alternativ kannst du diese auch persönlich vorbeibringen.

Nicht-Teilnahme/ Warteliste

Sind alle Tische und Räume vergeben, kannst du dich über das Bewerbungsformular auch auf unsere Warteliste setzen lassen, sollte es beim ersten Anlauf nicht klappen. Du kannst angeben, bis wann du eine Zusage brauchst Absagen erteilen wir ausschließlich in den Fällen, in denen deine Werke thematisch oder qualitativ nicht in unser Angebot passen.

Im Vorfeld der Veranstaltung gibt es folgende Dinge, die Dich betreffen:

Verkündung der Teilnehmer

Es wird die Liste der Teilnehmer mehrere Monate - spätestens aber drei Monate - vor der Veranstaltung ausgelobt.

Autorenvorstellung

Du wirst einzeln (davon unabhängig, wie du dich angemeldet hast) mit einem von dir zur Verfügung gestellten Porträtfoto kurz auf unseren Social Media Seiten (Facebook, Instagram & TikTok) vorgestellt. Diese Vorstellung enthält einen Verknüpfung auf deine dem Medium zugehörigen Account (falls vorhanden).
Auch auf unserer Homepage wirst du unter der jeweiligen Veranstaltung im Lageplan, sowie der Teilnehmerliste ausgelobt, in Abhängigkeit der Informationen, die du uns zur Verfügung gestellt hast und ob du eine Lesung anbietest.

Für einen Autor sieht der Tag der Veranstaltung wie folgt aus:

Aufbau

Am Morgen vor der Veranstaltung erhältst Du spätestens ab 8:00 Uhr als Aussteller Zutritt zu den Veranstaltungsräumlichkeiten, damit du in Ruhe deinen Stand aufbauen kannst. Je nach Kulanz des Hotels, bieten wir auch eine Aufbauzeit am Vorabend an.

Tische ohne Tischdecke und Stühle werden von uns gestellt. Die jeweiligen Maße werden auf der Homepage unter dem jeweiligen Unterpunkt "Standpreise" und im Anmeldeformular genannt.
Solltest du keinen großen Aufsteller haben, hast du die Möglichkeit eine Pinnwand zu deinem Tisch hinzu zu buchen, die dann hinter deinem Tisch positioniert wird. Dort kannst du Plakate, Flyer etc. anpinnen.

Besucherempfang/ Signierzeit

Heiße Fans mit vorbestellten oder mitgebrachten Büchern an Euren Ständen willkommen. Nimm dir Zeit mit ihnen Worte zu wechseln und mach - sofern du dich dabei wohl fühlst - Fotos mit ihnen. Hier geht es nicht nur um das stumpfe signieren, sondern um das Erlebnis für dich und den Lesern. Deswegen denke auch an das ein oder andere Werbegeschenk für sie. Es lohnt sich
Achte darauf genügend Bücher mitzubringen, dass auch solche Leser, die nur an deinem Stand schnuppern, auch ein Buch kaufen können. Es empfielt sich ein Vorverkaufsformular bereit zu stellen, so dass Leser Bücher vorbestellen, oder per Vorkasse kaufen können. Damit garantierst du nicht nur deinen Fans ein Buch zu erhalten, sondern kannst auch besser planen.
In der ersten Stunde der Veranstaltung werden Gäste eingelassen, die VIP-Karten gekauft haben. Dies sind besonders leidenschaftliche Leser und ggf. Blogger, die eine VIP-Tasche erhalten haben, zu der du auch ein besonderes oder exklusives Goodie beisteuern kannst.
Erfahrene Autoren, stellen eine Werbetasche für Blogger bereit, in dem bereits Geschenke, wie Lesezeichen, Aufkleber, Süßigkeiten oder der gleiches sind, damit sieihnen besonders positiv in Erinnerung bleibt.

Lesungen

Von unserem Team wirst Du währen der Vorbereitung gefragt, ob du einen Springer benötigst, der während deiner Lesung auf deinen Tisch aufpasst und ob man dich zu deinem Lesungsraum führen soll. Jede Lesung wird 15 Minuten vorher angekündigt.

Schatzsuche

Nimmst du an der Schatzsuche teil, liegt bei deiner Ankunft ein HInweiszettel mit Anweisungen für dich parat. Wie die Schatzsuche im Detail funktioniert, erfährst Du hier.

Verpflegung

Für Getränke erhältet du Bons, die du an der Bar einlösen kannst, auch das Mittagessen ist im Standpreis inklusive! Dieses kannst du ggf. einige Zeit vor der Veranstaltung vorbestellen und/oder uns über Unverträglichkeiten und Allergien informieren. Dies gilt auch für deine Begleitung, solltest du einen entsprechenden Stand gebucht haben. Kaffeegetränke und andere Erfrischungen gibt es an der jeweiligen Bar. Wenn du alleine bist, kannst du einen unserer Springer mit der Besorgung beauftragen, damit du deinen Tisch nicht verlassen musst, oder sie/ihn darum bitten, auf deinen Platz aufzupassen.

Mittagspause

In der Mittagspause ist der Zutritt für die Besucher weiterhin gestattet. Solltest du ohne Begleitung anreisen, kümmert sich gerne einer unser Springer um deinen Tisch, während du dein Essen holst. Gerne kannst du den Springer auch darum bitten, dass Essen für dich zu holen.

Abbau

Direkt nach der Veranstaltung solltest du deinen Stand abbauen, die Räumlichkeiten nur bis 19 Uhr gemietet sind.

Wir sehen uns gezwungen noch einmal darauf hinzuweisen, dass die Gegebenheiten, die im Bewerbungsformular erläutert sind, zutreffen und diese von den hier geschilderten Abläufen und Angeboten abweichen können.

Verlagsräume

Je nach Lokalität (Erfurt, Kempten, Köln) bieten wir Verlagen die Möglichkeit einen eigenen Ausstellungsraum zu buchen. Hier hat man als Verlag die Möglichkeit, eigene Aktionen, Workshops oder Lesungen durchzuführen, die innerhalb des Ausstellungssaals nicht möglich sind, da sonst andere Aussteller gestört werden.

Verlagsvorstellung & Autorenvorstellung

Wir informieren in Vorfeld über die Teilnahme des Verlages, inklusive der Autoren, zu denen wir vom Verlag eine Bestätigung der Teilnahme erhalten.